Comunicación técnica modularizada y estandarizada
/

Comunicación Técnica artesanal y contenidos técnicos 4.0 (2 de 3)

La modularización y estandarización avanzada es posible a partir de un entorno organizado para la gestión de la Comunicación Técnica (ver la entrada anterior sobre la necesidad de una guía de redacción). La implementación de una estrategia de contenidos es la herramienta que lleva al nivel de los «contenidos técnicos 2.0» y, si el negocio lo exige, a los niveles de «contenidos técnicos 3.0 y 4.0» (tema de la entrada siguiente).

Eficiencia y utilidad con estrategia de contenidos

Una estrategia de contenidos debe guiar a los contenidos futuros contra unos objetivos organizativos.

El siguiente paso será mejorar la eficiencia con la manipulación de la materia prima: los contenidos. Pero subir al nivel de los contenidos técnicos 2.0 supone un salto tecnológico, un caso de transformación digital. Para dar este paso es necesario desarrollar una estrategia de contenidos que encuentre el equilibrio entre tres factores (fuente: Content Strategy 101):

  • Objetivos organizativos: La organización influye directamente en los contenidos técnicos, a través de los requisitos legales (la seguridad del producto) o con objetivos de soporte a áreas como Post-Venta, Atención al Cliente o Marketing.
  • Utilidad de los contenidos: He aquí que nos encontramos ante una revolución. Dejaremos de pensar únicamente en productos, funcionalidades, capítulos, procedimientos y formatos de publicación. Hay que pensar también en el usuario de los contenidos: Qué quiere hacer el usuario y cuál es la mejor forma de ofrecer la información que necesita.
  • Eficiencia en la gestión de los contenidos: Una Comunicación Técnica de éxito requiere también del uso eficiente de los recursos disponibles para crear contenidos.

Etapas de desarrollo

Una simplificación de proyecto de desarrollo de estrategia de contenidos centrada en el usuario tendría las siguientes etapas (fuente: The Content Strategy Book):

Etapa 1: Entender y especificar el contexto de uso de los contenidos

  • Analizar los productos de información existentes.
    Tipos de información, volúmenes, modificaciones (versiones/variantes), formatos y herramientas de edición y publicación, idiomas, calidad (¿Es el contenido completo, preciso, conciso y útil?), etc.
  • Analizar el proceso de uso y desarrollo de la información.
  • Evaluar el potencial de reutilización de contenidos.

Etapa 2: Especificar los requerimientos del usuario

  • Requerimientos de productos de información
  • Requerimientos de publicación y distribución

Etapa 3: Producir soluciones de diseño de la arquitectura de la información

Estas soluciones deben tener tres características principales:

  • Cumplir con los requisitos del usuario.
  • Establecer un almacenamiento óptimo de la información («arquitectura de contenido«), evitando las redundancias (idealmente, cada contenido con una única fuente).
  • Ofrecer el mejor flujo de trabajo posible para desarrollar y distribuir los contenidos.

Etapa 4: Evaluación

Evaluar las soluciones de diseño contra los requisitos (y si es necesario, regresar en iteración a uno de los tres primeros pasos).

Fuentes de inspiración para este apartado:

  1. Sarah S. O’Keefe, Alan S. Pringle (2012) Content Strategy 101: Transform Technical Content into a Business Asset. Scriptorium Publishing Services, Inc.
  2. Rahel Anne Beilie, Noz Urbina. (2013) Content Strategy. Connecting the dots between business, brand, and benefits. (1st ed.) XML Editions.

Contenidos técnicos 2.0: Redacción estructurada

Las organizaciones exigentes con la utilidad y la eficiencia de los contenidos implementan soluciones con redacción estructurada y distribución de contenidos multicanal a partir de una única fuente (resumido con el término «single source multi channel publishing«). Para llegar a estas soluciones es necesario desarrollar una estrategia de contenidos para una arquitectura de contenidos que incluya reglas de estructura y de metadatos.

El proceso para llegar a los contenidos técnicos 2.0 se conoce también como modularización y estandarización de los contenidos.

Single source multi channel publishing, Contenidos técnicos 2.0

La característica principal de una redacción estructurada es que la información se divide en tres niveles: la estructura de los productos de información está separada de los contenidos y de su formato en la publicación. Añadiendo a los contenidos una categorización semántica, el sistema de redacción podrá detectar, reutilizar, reconfigurar y adaptar el contenido automáticamente o semi-automáticamente.

Modularización y reutilización contenidos; Contenidos técnicos 2.0

En un entorno de redacción estructurada el software de redacción impone al redactor trabajar los contenidos en un orden determinado. Seguir la plantilla no es una opción; si no se sigue la estructura definida, la validación y posterior publicación de los contenidos no es posible. Esto le permite al redactor concentrarse en los contenidos, pero le exige un modo de trabajo muy diferente del trabajo con editores de texto al uso. El redactor ya no piensa tanto en la publicación, el foco está más en el tema de cada módulo («topics authoring«).

Cuándo cambiar a contenidos técnicos 2.0

¿Y cuándo podemos considerar que se necesita una redacción estructurada? Hay muchos aspectos a tener en cuenta. No obstante, a modo de referencia simplificada, un caso de negocio de transformación a redacción estructurada podría presentarse en organizaciones con las siguientes características (fuente: Content Strategy 101):

  • Diez o más comunicadores técnicos (gestores de proyecto, tecnólogos, redactores, ilustradores y traductores).
  • Cuatro o más idiomas.
  • Más de 2.000 páginas de contenido por idioma (sí, ya sé que la unidad «página» no es la mejor referencia…).

Para localizar más información sobre la redacción estructurada, hacer búsquedas a través de los siguientes términos (he evitado entrar en detalles y lo dejo para el futuro :-)):

  • «Structured authoring«
  • «XML»
  • «Component Content Management System» [CCMS] .

Más sobre la mejora en Comunicación Técnica en la entrada “¿Necesito mejorar mi Comunicación Técnica?“.

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *