Comunicación Técnica artesanal
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Comunicación Técnica artesanal y contenidos técnicos 4.0 (1 de 3)

En un entorno de producción industrial, la Comunicación Técnica artesanal está mal vista: bien porque es improductiva o porque no encaja con la calidad esperada. Esto aplica tanto a los propios productos como a los contenidos que acompañan a los productos. Y los peores parados de estos entornos son los responsables de producir los contenidos: nunca pueden cumplir con las expectativas y arrastran toneladas y toneladas de frustración acumulada proyecto a proyecto.

En cada entrada de esta serie de tres dibujaremos tres escenarios de trabajo en la Comunicación Técnica:

  1. Publicación estática de contenidos en dos partes (contenidos técnicos 1.0):
    • La improductivad y frustración de los “contenidos artesanales“.
    • Los “contenidos organizados” con una guía de redacción.
  2. El escenario avanzado de los “contenidos modularizados y estandarizados” (contenidos técnicos 2.0).
  3. El mundo más moderno de la integración, dinamización y contextualización de los contenidos (contenidos técnicos 3.0 y 4.0).

Qué es “contenidos técnicos 1.0”

Desde la época de la protoescritura hace 6.000 años hasta hace aproximadamente 30 años hemos vivido en el mundo de los “contenidos 1.0″. La información se publicaba en un sólo formato, por lo que contenido era prácticamente sinónimo de publicación. Hoy en día seguimos trabajando mucho en este contexto: por ejemplo, cuando de un documento MS Word pasamos a una única publicación en formato PDF.

En el caso del mundo empresarial, se puede diferenciar entre dos tipos de entornos para los mundos de “contenidos técnicos 1.0“. Los he bautizado de la siguiente forma:

  • El entorno artesanal y desorganizado.
  • El entorno organizado y disciplinado.

El entorno artesanal y frustrante

Un entorno artesanal en la creación y gestión de contenidos técnicos suele tener las siguientes características:

  • El tiempo disponible para la redacción es muy limitado y se sitúa al final del proyecto. El comunicador técnico trabaja con mucha presión para entregar en un plazo de tiempo mínimo o inexistente (“para ayer”).
  • Las herramientas para edición de textos e ilustraciones no son las más apropiadas. Si no se usara tanto MS Excel como editor de texto…
  • El acceso a la información reutilizable es manual, a partir de la memoria de las personas. Y la reutilización se ejecuta por redundancia de contenidos (el clásico “copy-paste”).
  • Las pautas de colaboración para las personas involucradas en compartir información no están definidas (quién suministra qué información y cuándo).
  • El control sobre los proyectos de Comunicación Técnica es inexistente: retrasos, incidencias, penalizaciones, sobrecostes.
  • Los conocimientos en creación y gestión de Comunicación Técnica son nulos o mínimos: Implementar mejoras es un ejercicio casi imposible (“no hay mimbres para este cesto”).

En el entorno artesanal de la Comunicación Técnica, las organizaciones ven sus contenidos técnicos como un mal necesario. Se vive en una especie de infierno, sin referencias y siempre por detrás, a reactivo. Sin duda, es el típico puesto de trabajo de castigo, en una organización que arrastra visiones de otros tiempos sobre lo que es la información que acompaña a un producto.

Y se pregunta uno: ¿Existen otros mundos? ¿Podemos ofrecerles una mejor vida a los comunicadores técnicos? ¿Podemos evolucionar de un mal necesario a una oportunidad de negocio?

Un paso adelante: La guía de redacción

El primer paso en la mejora desde el entorno 100% artesanal es poner orden y disciplina. Grandes saltos en lo tecnológico son temerarios y mantenerse en un entorno de “contenidos técnicos 1.0” es probablemente lo más sensato. Un entorno más organizado se puede lograr a través de la creación de un marco de trabajo descrito en una guía de redacción, con la definición y descripción de sus procesos y herramientas para la creación y gestión de los contenidos.

Los contenidos básicos a incluir en una guía de redacción son:

  • Organización: Definición de funciones y responsabilidades, planificación de proyectos y reglas de comunicación.
  • Procesos: Proceso de creación, revisión, validación, gestión de cambios, traducción y publicación de contenidos.
  • Redacción: Productos de información, tipos de información, reglas de redacción (estructura, estilo de redacción, terminología), referencias cruzadas e índices.
  • Visualización: Producción de contenidos multimedia, formatos, reglas de estilo gráfico, flujos de trabajo.
  • Herramientas: Herramientas disponibles, formatos de los contenidos, gestión de datos y metadatos, instalación y configuraciones, consejos y trucos.
  • Materiales de referencia: Listas de chequeo para los contenidos, formularios, normas y marco legal.

Una referencia para darle forma a la guía de redacción es la norma ISO EN 82079-1, “Preparación de instrucciones de uso. Estructura, contenido y presentación.” Aviso a buscadores de tesoros (o respuestas al “qué debo incluir en mi manual”): La norma trata especialmente con el “cómo” se deben preparar contenidos y menos con el “qué” requiere un producto de información.

La guía de redacción en el mundo real

Sobre las guías de redacción en la práctica: no deben ser tratadas como un documento estático. La guía de redacción se debe vivir en el día a día, como la documentación de calidad. Y si su acceso está integrado en un soporte fácilmente accesible a los comunicadores o incluso en el sistema de edición de contenidos (“embedded guidelines”), mucho mejor.

Atención: Salir del mundo artesanal no es fácil. Aunque queramos cambiar poco, salir de las dinámicas anteriores requiere implicación y esfuerzo de gran parte de la organización (no esta tarea única de los comunicadores técnicos).

Próximo capítulo: contenidos técnicos 2.0, 3.0 y 4.0 a través de la estrategia de contenidos (publicación en los próximos días).

Más sobre la mejora en Comunicación Técnica en la entrada “¿Necesito mejorar mi Comunicación Técnica?“.

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